Trello als CRM Tool

Neulich kam bei uns im Büro die Frage auf, ob das beliebte Projektmanagement-Tool Trello auch als CRM-Lösung geeignet ist. Da ich Trello sehr gerne zur Organisation  meiner Projekte einsetze, habe ich mir überlegt, wie eine CRM-Umsetzung auf Trello aussehen kann. Hier meine gemachten Erfahrungen.

Das Board – die Listen

Ein Trello-Board ist in Listen aufgebaut. Das bedeutet, dass diese Listen je nach dem erstellt werden, wie man das Tool später nutzen möchte.

In diesem Fall als CRM – Tool habe ich mich für folgende Listen entschieden:

  • Lead
  • Kunde
  • Netzwerk-Partner
  • Inaktiv
  • Warte auf Feedback

Natürlich kann jeder diese Struktur an seine eigenen Vorstellungen anpassen. Mir ging es um einen Testaufbau, der grundsätzlich praktikabel sein sollte.

Die Adress-Karten

Die jeweiligen Adresskarten sind das Herzstück, wenn man Trello als CRM – Lösung verwenden möchte. Bei meinem Test galt, dass folgende Anforderungen erfüllt sein sollten:

  • Alle wichtigen Informationen zum Kontakt (Adressen, Telefon, …)
  • Bild des Kontaktes
  • Social Media Verlinkungen
  • Kategorien zur besseren Übersicht
  • Kommentare möglichst mit Zeitstempel
  • Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen

Dies alles ließ sich recht schnell und einfach bewerkstelligen. Durch ein Template kann man eine leere Adresskarte vorbereiten, so dass sie das Aussehen wie im Screenshot erhält. Obendrein bieten sich noch zusätzliche Möglichkeiten:

  • Ich kann eine Checkliste einfügen (z.B. Sales Funnel)
  • Ich kann eine Wiedervorlage organisieren (heißt hier „Frist“)
  • Ich kann die Adresse einem bestimmten Mitglied im Team zuweisen.
  • Ich kann eine Adress-Karte abonnieren, um über Änderungen schnell informiert zu werden.

Das Handling der Adress-Karten

Wie genau arbeite ich jetzt mit Trello als CRM – Lösung?

Meist beginnt es damit, dass man eine neue Adresse aufnimmt und sie in der Liste „Lead“ ablegt. Dort werden dann die ToDos beschrieben (Wer ist verantwortlich, Anruf geplant bis zum… oder Angebot erstellen). Man kann jetzt diese Adress-Karte innerhalb von Trello auf die Liste „Warte auf Feedback“ verschieben, wenn ein Angebot erstellt wurde und man eine Frist setzt um danach dieses Angebot nachzuhaken.

Man erkennt schnell, dass man die Adress-Karten durch Festhalten mit der Maus und Fallenlassen auf einer neuen Liste passend verschieben kann. Auch das Bearbeiten einer Adress-Karte ist recht einfach.
Zu überlegen ist, ob man die Liste „Inaktiv“ nicht weglässt und diese Adressen via Trello archiviert.

Auch die Suche funktioniert sehr gut. Sie ist als Freitext-Suche umgesetzt und liefert auch sehr übersichtlich die Stellen, wo das Suchmuster gefunden wurde.

Trello CRM AQUILA Marketing

Vorteile

Welche Vorteile ergeben sich aus der Nutzung von Trello als CRM System?

  • Grundsätzlich kostenfrei
  • Einfaches Handling
  • Übersichtlich
  • Einfach anzupassen

Nachteile

Und wie sieht es mit den Nachteilen aus?

  • Bei großer Anzahl von Adress-Karten wird es unübersichtlich. Da muss man mit Workarounds (z.B. Archiv-Boards) arbeiten.
  • Die Verknüpfung einer Firma mit mehreren Kontakten ist kaum abzubilden.

Fazit

Trello ist ein interessantes Tool und lässt sich prima für Selbständige, Freiberufler bzw. kleine Unternehmen als CRM-Lösung anpassen und einsetzen. Wenn man es schafft, die beiden aus meiner Sicht essentiellen Nachteile zu umschiffen, wird das System wirklich praktikabel.

Über Trello

Trello ist  web-basierend. Es ist als Projektmanagementsoftware entwickelt worden. Betrieben wird Trello vom US-amerikanischen Unternehmen „Fog Creek Software“. Die Einschränkungen der kostenfreien  Variante sind nicht funktional, so dass es sich auf jeden Fall rechnet, diesen Dienst einmal auszuprobieren.

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